Automatisierte Geschäftsprozesse

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Von Teilautomatisierung zu durchgängiger Prozesseffizienz

Der entscheidende Unterschied zwischen KI Workflows und herkömmlicher Automatisierung: Ihre Mitarbeitenden bleiben dort im Prozess, wo menschliches Urteilsvermögen gefragt ist – während Routineaufgaben zuverlässig im Hintergrund ablaufen. Teilautomatisierung bedeutet nicht weniger Kontrolle, sondern mehr Fokus auf das Wesentliche. Die KI übernimmt das Sammeln, Strukturieren und Vorbereiten von Informationen – die strategischen Entscheidungen treffen weiterhin Ihre Mitarbeitenden.

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Wie funktioniert intelligente Prozessautomatisierung?

Ein KI Workflow besteht aus miteinander verbundenen Schritten, die automatisch ablaufen: 1. Trigger – Ein Ereignis startet den Prozess

• Eingehende E-Mail, neuer Kalendereintrag, Formulareinreichung
• Zeitgesteuert (täglich, wöchentlich, monatlich)
• Manuell durch Mitarbeitenden oder aus dem KI Chat heraus

2. Datenverarbeitung – Informationen werden gesammelt und strukturiert

• Extrahieren relevanter Daten aus Dokumenten
• Abgleich mit bestehenden Systemen (CRM, ERP)
• Validierung und Anreicherung

3. KI-Analyse – Intelligente Verarbeitung durch Sprachmodelle

• Klassifizierung und Priorisierung
• Inhaltserstellung und Zusammenfassungen
• Entscheidungsvorschläge basierend auf Kontext

4. Aktion – Das Ergebnis wird an die richtige Stelle gebracht

• Eintrag in Ihr CRM oder ERP-System
• E-Mail-Entwurf zur Freigabe
• Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeitenden

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Praxisbeispiel: Eingangsrechnungsverarbeitung

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Vorher: Manueller Prozess

Eine Rechnung erreicht das Unternehmen per E-Mail. Der Prozess:

• Mitarbeitenden öffnet E-Mail, lädt PDF herunter
• Manuelle Eingabe der Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem
• Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen
• Weiterleitung an Freigabeberechtigten
• Dokumentation und Ablage

Zeitaufwand pro Rechnung: 8-15 Minuten

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Nachher: KI Workflow

Der gleiche Prozess als KI Workflow:

• Trigger: E-Mail mit Rechnung-Anhang erreicht Postfach
• Extraktion: KI liest Rechnungsdaten (Lieferant, Betrag, Positionen, Fälligkeit)
• Validierung: Automatischer Abgleich mit offenen Bestellungen im ERP
• Vorbereitung: Buchungsvorschlag mit vorausgefüllten Kontierungen
• Freigabe: Benachrichtigung an Freigabeberechtigten mit allen relevanten Infos

Zeitaufwand für Mitarbeitenden: 1-2 Minuten (nur noch Prüfung und Freigabe)

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Typische Automatisierungskandidaten

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Kundenanfragen und Support

• Automatische Kategorisierung eingehender Anfragen
• Extraktion von Kundendaten und Anliegen
• Erstellung von Antwortvorschlägen basierend auf Ihren FAQ und Wissensdatenbanken
• Eskalation komplexer Fälle an Spezialisten

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Vertrieb und Lead-Management

• Anreicherung neuer Leads mit Unternehmensinformationen
• Scoring und Priorisierung nach definierten Kriterien
• Automatische Zuweisung an zuständige Vertriebsmitarbeiter
• Erstellung personalisierter Erstansprachen

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Dokumentenmanagement

• Klassifizierung eingehender Dokumente
• Extraktion und Strukturierung von Schlüsselinformationen
• Automatische Ablage im richtigen System/Ordner
• Versionierung und Änderungsverfolgung

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Reporting und Analyse

• Aggregation von Daten aus verschiedenen Quellen
• Regelmäßige Berichterstellung (täglich, wöchentlich)
• KI-gestützte Zusammenfassungen und Trendanalysen
• Automatischer Versand an Stakeholder

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Mensch und Maschine im Zusammenspiel

Das Konzept der Human-in-the-Loop-Automatisierung stellt sicher:

• Qualitätskontrolle – Mitarbeitenden prüfen und geben frei, bevor automatisierte Aktionen nach außen gehen
• Flexibilität – Ausnahmen und Sonderfälle können jederzeit manuell behandelt werden
• Verantwortlichkeit – Klare Zuordnung, wer was entscheidet und freigibt

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Nächste Schritte