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Unternehmenswissen als Wettbewerbsvorteil

Die wahre Stärke von KI entfaltet sich erst, wenn sie mit Ihrem spezifischen Unternehmenswissen arbeitet. KI Chat ermöglicht es Ihnen, Sprachmodelle mit Ihren eigenen Daten und Dokumenten zu verbinden – sicher, kontrolliert und DSGVO-konform. Allgemeine KI-Modelle kennen die Öffentlichkeit zugängliche Informationen, aber nicht:
  • Ihre internen Prozesse und Richtlinien
  • Produktspezifikationen und technische Dokumentationen
  • Kundenhistorien und Projektdetails
  • Branchenspezifisches Fachwissen Ihres Unternehmens
  • Vertragsbedingungen und rechtliche Rahmenbedingungen
Durch die Integration Ihrer Unternehmensdaten werden aus allgemeinen KI-Antworten präzise, kontextbezogene Informationen, die auf Ihr Geschäft zugeschnitten sind.

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Was ist eine Knowledge Base?

Eine Knowledge Base (Wissensdatenbank) ist das „Gedächtnis” von KI Chat – eine Sammlung von Dokumenten, die speziell aufbereitet und durchsuchbar gemacht wurden, um dem KI-Modell relevante Kontextinformationen bereitzustellen.

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Wie funktioniert es?

Wenn ein Mitarbeitenden eine Frage stellt, durchsucht KI Chat automatisch die verknüpfte Knowledge Base nach relevanten Informationen und nutzt diese als Grundlage für die Antwort. Dieser Prozess nennt sich Retrieval Augmented Generation (RAG) und sorgt dafür, dass:
  • Antworten auf Fakten basieren statt auf Vermutungen des Modells
  • Unternehmensspezifische Informationen berücksichtigt werden
  • Halluzinationen minimiert werden durch echte Quellenangaben
  • Aktualität gewährleistet ist durch kontinuierliche Dokumentenaktualisierung
Sicher gespeichert: Alle Dokumente werden ausschließlich auf der KLUG Digital KI Plattform gespeichert – in deutschen Rechenzentren, vollständig DSGVO-konform. Mehr zu unseren Sicherheitsstandards erfahren Sie auf der Seite Sicherheit & DSGVO.

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Flexible Wissensorganisation

KI Chat bietet zwei Ansätze, um Unternehmenswissen zu organisieren und verfügbar zu machen:

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1. Persönliche Knowledge Bases

Jeder Mitarbeitenden kann seine eigenen Knowledge Bases erstellen und verwalten:
  • Hochladen relevanter Dokumente für individuelle Projekte
  • Organisieren von Informationen nach persönlichen Arbeitsbereichen
  • Schneller Zugriff auf häufig benötigte Informationen
  • Flexible Anpassung je nach aktueller Aufgabenstellung
Ideale Anwendungsfälle:
  • Projektdokumentation für laufende Vorhaben
  • Recherchematerial für spezifische Aufgaben
  • Persönliche Wissensdatenbanken für Fachbereiche

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2. Anwendungsspezifisches GPTs durch Administratoren

Administratoren können spezialisierte KI-Assistenten (Anwendungsspezifisches GPTs) mit vorkonfigurierten Knowledge Bases erstellen – ähnlich wie OpenAI’s GPTs, aber vollständig in Ihrer kontrollierten Umgebung:
  • Zentral verwaltete, unternehmensweite Wissensdatenbanken
  • Vordefinierte Assistenten für spezifische Geschäftsbereiche
  • Konsistente Antwortqualität über das gesamte Team hinweg
  • Rollenbasierter Zugriff auf sensible Informationen
Ideale Anwendungsfälle:
  • Unternehmensrichtlinien und Compliance-Dokumente
  • Produktkataloge und technische Spezifikationen
  • Schulungsmaterialien und Onboarding-Dokumentation
  • Standardisierte Vorlagen und Best Practices
Personalisierte Chat-Erfahrung: Die Knowledge Base funktioniert wie ein intelligenter „Speicher” für KI Chat. Sie stellen sicher, dass das System sich an wichtige Details erinnert und diese bei der Beantwortung von Fragen berücksichtigt – für eine personalisierte, unternehmensrelevante Chat-Erfahrung.

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Anwendungsbeispiel: Vertriebsabteilung

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Ausgangssituation

Ein mittelständisches Unternehmen im Maschinenbau mit komplexem Produktportfolio steht vor der Herausforderung, dass Vertriebsmitarbeitenden häufig technische Rückfragen von Kunden nicht sofort beantworten können. Die Suche in umfangreichen Produkthandbüchern und technischen Spezifikationen kostet wertvolle Zeit und verzögert Angebote.

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Lösung mit KI Chat und Knowledge Base

Der IT-Administrator erstellt einen Anwendungsspezifische GPT “Technischer Vertriebsassistent” mit folgender Knowledge Base:
  • Alle Produkthandbücher (PDF, 250 Seiten)
  • Technische Datenblätter und Spezifikationen
  • Häufig gestellte Kundenfragen (FAQ-Dokumente)
  • Installations- und Wartungsanleitungen
  • Preislisten und Konfigurationsoptionen

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Praktischer Ablauf

Vorher: Kunde fragt nach spezifischen Leistungsdaten einer Maschine unter bestimmten Betriebsbedingungen.
  • Vertriebsmitarbeitenden durchsucht mehrere PDF-Dokumente (15-30 Minuten)
  • Eventuell Rücksprache mit Produktmanagement erforderlich
  • Antwort erfolgt zeitverzögert per E-Mail
Nachher: Vertriebsmitarbeitenden öffnet Anwendungsspezifisches GPT “Technischer Vertriebsassistent” 
Frage: "Welche Leistungsdaten hat die Maschine XY-500 bei einer
Umgebungstemperatur von 40°C und welche Kühlungsoptionen sind verfügbar?"

Antwort (innerhalb von Sekunden):
"Die Maschine XY-500 erreicht bei 40°C Umgebungstemperatur folgende Leistungsdaten:
- Maximale Durchsatzrate: 450 Einheiten/Stunde (reduziert von 500 bei Standardtemperatur)
- Leistungsaufnahme: 18,5 kW

Verfügbare Kühlungsoptionen:
1. Standard-Luftkühlung (Serie)
2. Hochleistungs-Luftkühlung (+€2.400, Artikelnr: KL-HP-500)
3. Flüssigkeitskühlungssystem (+€8.900, Artikelnr: KL-LQ-500)

Empfehlung: Bei dauerhafter Nutzung bei 40°C wird die Hochleistungs-Luftkühlung
empfohlen (Quelle: Produkthandbuch XY-500, Seite 47, Abschnitt 3.2.4)."

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Unterstützte Dokumentenformate

KI Chat unterstützt eine breite Palette an Dokumentenformaten, die in Knowledge Bases integriert werden können:
  • Textdokumente: PDF, DOCX, TXT, Markdown
  • Tabellenkalkulationen: XLSX, CSV
  • Präsentationen: PPTX
  • Webinhalte: HTML
  • Strukturierte Daten: JSON, XML
Automatische Verarbeitung: Dokumente werden beim Hochladen automatisch analysiert, indexiert und für die Suche optimiert. Sie müssen keine technischen Vorbereitungen treffen – einfach hochladen und nutzen.

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Best Practices für effektive Knowledge Bases

Um maximale Ergebnisqualität zu erzielen, empfehlen wir folgende Vorgehensweisen: Dokumentenqualität
  • Verwenden Sie gut strukturierte Dokumente mit klaren Überschriften
  • Halten Sie Dokumente aktuell und entfernen Sie veraltete Informationen
  • Nutzen Sie aussagekräftige Dateinamen für bessere Nachvollziehbarkeit
Organisation
  • Gruppieren Sie thematisch zusammenhängende Dokumente
  • Erstellen Sie separate Knowledge Bases für unterschiedliche Anwendungsfälle
  • Definieren Sie klare Zuständigkeiten für die Pflege der Knowledge Bases
Sicherheit und Zugriff
  • Nutzen Sie rollenbasierte Zugriffsrechte für sensible Informationen
  • Überprüfen Sie regelmäßig, welche Dokumente für welche Teams zugänglich sind
  • Dokumentieren Sie Änderungen an unternehmensweiten Knowledge Bases

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Nächste Schritte

Anwendungsspezifische GPTs

Erfahren Sie, wie Sie spezialisierte KI-Assistenten für verschiedene Geschäftsbereiche erstellen.

Integration mit Workflows

Automatisieren Sie Prozesse durch die Verbindung von KI Chat mit KI Workflows.

Sicherheit & DSGVO

Verstehen Sie, wie Ihre Daten auf der KLUG Digital KI Plattform geschützt werden.

Demo vereinbaren

Erleben Sie in einer 20-Minuten Demo live, wie Knowledge Bases Ihre Geschäftsprozesse transformieren können.